LE DOSSIER D’APPEL D’OFFRES (DAO)

Généralités

Le dossier d’appel d’offres doit contenir tous les renseignements dont un candidat éventuel peut avoir besoin pour préparer une offre concernant les fournitures ou les travaux demandés. Le degré de détail et la complexité des pièces du dossier varient suivant l’envergure et la nature du marché proposé, mais le dossier comprend généralement :

  • l’avis d’appel d’offres ;

  • les instructions à l’intention des soumissionnaires ;

  • un modèle d’offre ;

  • un modèle de marché ;

  • le cahier des clauses générales et le cahier des clauses particulières ;

  • la liste des fournitures ou le devis quantitatif ;

  • les délais de livraison ou d’achèvement ;

  • les spécifications et plans ;

  • et les annexes nécessaires, telles que les modèles des différentes garanties à fournir.

Les critères qui seront appliqués pour l’évaluation des offres et la détermination de l’offre évaluée la moins-disante doivent être clairement précisés dans les instructions aux soumissionnaires et/ou les spécifications.

Si le dossier d’appel d’offres n’est pas gratuit, le montant demandé doit être raisonnable et correspondre uniquement aux frais engagés pour le reproduire et le remettre aux entreprises intéressées, de manière à ne pas décourager les candidatures.

On trouvera dans les paragraphes qui suivent des indications concernant les éléments essentiels du dossier d’appel d’offres.

Pour chaque bailleur utiliser les dossiers types d’appel d’offres publiés et ne leur apporter, avec l’accord du bailleur, que les changements strictement indispensables pour les adapter aux besoins particuliers du pays ou du projet.

Ces changements sont introduits exclusivement par le canal des données particulières de l’appel d’offres ou du marché, ou bien du cahier des clauses particulières du marché, et non par le canal des dispositions à caractère général des dossiers types.

Si le bailleur n’a pas publié de dossier type approprié, l’emprunteur peut utiliser d’autres documents standards et modèles de marché reconnus au plan international et jugés acceptables par le bailleur.

Dans le cas d’un AOI l’emprunteur doit adresser au bailleur, pour observations et approbation, le projet du texte du dossier d’appel d’offres et incorporer dans la rédaction du texte final tous les changements convenus.

Les dossiers d’appel d’offres qui n’auront pas été approuvés par le bailleur ne sont généralement pas considérés comme suffisamment adéquats pour satisfaire aux règles de procédure requis. Par conséquent, les biens, travaux et services connexes acquis dans ces conditions ne sont, en principe, pas susceptibles d’être financés.

Publicité et notification

Le responsable de l’exécution en l’occurrence l’emprunteur est tenu de publier l’avis d’appel d’offres sous forme d’avis particulier d’appel d’offres concernant tout marché spécifique devant faire l’objet d’AOI dans au moins un journal local et dans le « Development Business » des Nations Unies.

L’avis d’appel d’offres fait connaître au moins :

1. l’objet du marché ;

2. le lieu et la date où l’on peut prendre connaissance des cahiers des charges ou des modalités d’obtention de ces documents ;

3. le lieu et la date limite de réception des offres ;

4. le délai pendant lequel les soumissionnaires restent engagés par leurs offres;

5. les justifications à produire concernant les qualités et capacités exigées des soumissionnaires.

L’avis peut être communiqué aux représentations locales des pays membres éligibles (ambassades, consulats, bureaux de représentation commerciale des pays éligibles qui ont manifesté leur intérêt à la suite de l’avis général de passation de marché.

Pour les marchés importants ou spécialisés, il peut exiger en outre que l’avis de passation de marché et/ou l’appel d’offres soient publiés dans des revues techniques bien connues, dans des journaux à grande diffusion internationale.

L’avis d’appel d’offres doit être rédigé par l’emprunteur et doit comporter :

  • une brève description des biens à fournir ou l’ampleur des ouvrages à réaliser,

  • les conditions d’obtention du dossier d’appel d’offres,

  • la date de lancement de l’appel d’offres,

  • la date limite de dépôt des offres ainsi que la date, l’heure et le lieu d’ouverture des offres,

  • le nom et l’adresse complète de l’organe d’exécution,

  • les restrictions éventuelles à la participation à la concurrence en termes d’éligibilité par rapport aux sources de financement.

Choix de la langue

Les dossiers de présélection et d’appel d’offres doivent être rédigés en anglais ou en français (BAD), en anglais ou en français ou en espagnol (BM) et préciser, laquelle fera foi.

Clarté du dossier d’appel d’offres

Le dossier doit être rédigé de façon à permettre et à susciter la concurrence internationale ; il doit décrire clairement et précisément les travaux à réaliser et leur emplacement, les biens à fournir et leur lieu de livraison ou d’installation, les délais d’exécution ou de livraison, les normes minimales de performance, les conditions d’entretien et de garantie technique, ainsi que toutes autres conditions et modalités nécessaires.

En outre, le dossier d’appel d’offres précise, le cas échéant, les essais, les normes et les méthodes qui serviront à déterminer si le matériel livré ou les travaux exécutés sont conformes aux spécifications.

Les plans d’exécution doivent être établis selon des normes internationalement reconnues, d’une façon claire et sans ambiguïté, et conformément aux spécifications techniques, et un ordre de priorité entre les deux doit être indiqué.

Spécifications et normes

Les spécifications mentionnées dans le dossier d’appel d’offres doivent être fondées sur des caractéristiques pertinentes et faire référence aux exigences de rendement et non aux normes de marque, numéros de catalogues ou type de matériel d’un fabricant précis.

S’il s’avère nécessaire de citer une marque ou une référence de catalogue d’un fabricant précis pour rendre claire une spécification autrement imprécise, les références doivent être suivies de l’expression « ou équivalent ».

Les spécifications doivent permettre d’accepter l’offre de matériel d’équipement, articles ou matériaux de remplacement ayant des caractéristiques analogues et offrant des résultats et qualités au moins égaux à ceux spécifiés.

Les normes et spécifications techniques mentionnées dans le dossier d’appel d’offres doivent susciter la concurrence la plus large possible, et faire en sorte que les fournitures et/ou travaux demandés satisfassent aux critères de performance essentiels et aux critères requis.

Dans toute la mesure du possible, l’emprunteur fixera les normes auxquelles devront répondre les matériels, matériaux et modes d’exécution par référence à des normes internationales, comme celles de l’organisation internationale de normalisation.

S’il n’existe pas de normes internationales ou si les normes internationales ne conviennent pas, l’emprunteur peut spécifier les normes nationales.

Dans tous les cas, le dossier d’appel d’offres indique que seront également acceptés les matériels, matériaux et modes d’exécution conformes à d’autres normes, à la condition que celles-ci permettent d’obtenir une qualité au moins substantiellement équivalente.

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